Ένα μεγάλο θέμα είναι τα αποδοτικά meetings και το πως αυτά δεν θα καταλήξουν σε χάσιμο χρόνου ή και κάποια εσωτερική σύγκρουση μέσα στο κομμωτήριο.
Σε αυτό το άρθρο θα δούμε τα κύρια σημεία που καθιστούν ένα meeting αποδοτικό σε ένα κομμωτήριο.
Αναγκαία η συμμετοχή όλων
Ας ξεκινήσουμε με το ότι πρέπει να λαμβάνει μέρος στο meeting όλη ομάδα ανεξαρτήτως ρόλου ή θέσης που κατέχει κάποιος μέσα στο κομμωτήριο. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι θα λάβει μέρος στο meeting και το άτομο που μπορεί να είναι στο λουτήρα, αλλά και το άτομο στη ρεσεψιόν, πέρα από αυτούς που έχουν οργανώσει τα οικονομικά, το marketing ή τους κομμωτές που έχουν εμφανώς να προσφέρουν σε αυτό. Είναι σημαντικό να μην ξεχνάμε ότι κάθε ρόλος καθορίζει το σύνολο της εικόνας που έχουν οι πελάτες μας για το κομμωτήριο. Ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα αποτελεί ότι το άτομο στη ρεσεψιόν μπορεί να μας μεταφέρει κάποιο σχόλιο που έγινε στο ταμείο ή κάποια δυσαρέσκεια πελάτη που πέρασε απαρατήρητη. Μπορεί ακόμα να έχει καταγράψει ή παρατηρήσει τους χρόνους που απαιτούνται για διάφορες εργασίες και να μας βοηθήσει στη βελτίωσή τους.
Αυστηροί χρόνοι
Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι πρέπει να είναι ευδιάκριτα τα χρονικά περιθώρια εκκίνησης αλλά και τέλους κάθε meeting. Σίγουρα, στην προσπάθεια να συμμετέχουν όλοι σε αυτό προσπαθούμε να το βάλουμε σε τέτοιο χρόνο που να μην υπάρχει άλλη απασχόληση κάποιου μέλους της ομάδας σε άλλη δραστηριότητα του κομμωτηρίου. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να ενημερώσουμε έγκαιρα την ομάδα για την χρονική στιγμή της συνάντησης ώστε να έχουν προγραμματίσει την εβδομάδα τους. Εξίσου σημαντικό είναι να τηρούνται και οι χρόνοι ομιλίας και συμμετοχής στο meeting για το κάθε άτομο χωριστά.
Δηλαδή, καθένας θα μπορεί να έχει συγκεκριμένο χρόνο για να μιλήσει, να εκφράσει τις ιδέες και τα σημαντικά σημεία που έχει παρατηρήσει ή θέλει να μεταβιβάσει στην ομάδα. Εάν μετά το πέρας του χρόνου του αισθάνεται ότι έχει κι άλλα να πει μία έξυπνη πρόταση διαχείρισης του χρόνου είναι να του ζητήσουμε να μας στείλει επιγραμματικά τα κύρια σημεία με ένα μήνυμα στο messenger σε όλη την ομάδα. Έτσι, στο μέλλον εάν κριθεί ότι πρέπει να υπάρξει συνέχεια μπορεί να προγραμματιστεί για ένα δεύτερο meeting. Τα meetings θα μπορούσαν να οργανώνονται εντός του ωραρίου του κομμωτηρίου. Τα οφέλη της αύξησης της ομαδικότητας και της επικοινωνίας ξεπερνούν τον τζίρο που θα χαθεί από 2 ώρες δουλειά το μήνα.
Ορίστε το θέμα συζήτησης
Μην ξεχνάτε τα χρονικά όρια, τα οποία μπορεί πολύ εύκολα να ξεπεραστούν εάν δεν υπάρχει συγκεκριμένο θέμα συζήτησης για το meeting. Σίγουρα, όταν η ομάδα περνά αρκετές ώρες μαζί μέσα στην ημέρα θα έχει πολλά θέματα να συζητήσει και κάθε άτομο μπορεί να έχει τα δικά του παράπονα. Ωστόσο, εάν το θέμα είναι συγκεκριμένο, όπως για παράδειγμα τα οικονομικά αποτελέσματα που έφερε το κομμωτήριο τον προηγούμενο μήνα και πως αυτά μπορούν να αυξηθούν, τότε είναι πιο δύσκολο η συζήτηση να ξεφύγει και να οδηγηθεί αλλού. Εάν κάποιος κάνει κάποια παρατήρηση εκτός θέματος σημειώστε την για να συζητηθεί την επόμενη φορά. Θα μπορούσε να υπάρχει έναν πίνακας σημειώσεων θεμάτων που πρέπει να συζητηθούν μέσα στο κομμωτήριο, ώστε να συλλέγονται ιδέες και προτάσεις κατά τη διάρκεια του μήνα.
Κρατήστε σημειώσεις
Ανακοινώστε το θέμα συζήτησης μερικές μέρες πριν το meeting και ζητήστε από κάθε μέλος της ομάδας να έρθει στο meeting έχοντας σημειώσει τα κύρια θέματα που θέλει να μεταφέρει στην ομάδα έτσι ώστε να μη σπαταληθεί ο χρόνος σε περιττά σημεία. Ακόμη και οργανωτής του meeting ή ο υπεύθυνος της ομάδας που θα ηγείται της συζήτησης θα πρέπει να σημειώσει πέρα από αυτά που θέλει να πει ο ίδιος και ερωτήσεις που θα κάνει σε κάθε άτομο. Τόσο σε σημεία που πρέπει οπωσδήποτε να απαντηθούν πριν το τέλος της συνάντησης, όσο και στην περίπτωση που κάποιος δε θέλει να συμμετάσχει και να καταθέσει την προσωπική του άποψη. Με αυτό τον τρόπο, θα δώσει κίνητρο και πρωτοβουλία στα μέλη της ομάδας να είναι πιο ενεργά και να νιώσουν πιο οικεία.
Ύφος meeting
Στόχος ενός meeting είναι η έμπνευση προς το τι μπορεί η ομάδα να πετύχει, η οργάνωση του χρόνου και των διαδικασιών, ώστε να επιτευχθούν οι στόχοι της ομάδας για να υπάρχει εργασιακή ικανοποίηση και η θέσπιση κανόνων τους οποίους να αποδέχονται όλοι για την εύρυθμη λειτουργία του κομμωτηρίου. Οτιδήποτε είναι προσωπική παρατήρηση ή που δεν αφορά όλη την ομάδα θα πρέπει να συζητείται σε προσωπικό επίπεδο και όχι μέσα στην ομάδα. Επίσης, οποιαδήποτε σύγκρουση μεταξύ συγκεκριμένων μελών στην ομάδα πάλι θα πρέπει να συζητείται ιδιαιτέρως και όχι σε ομαδικό επίπεδο.
Πολύ σημαντικό είναι να αισθάνονται όλα τα μέλη της ομάδας ότι μπορούν να εκφράσουν την γνώμη τους ελεύθερα και ότι η άποψή τους είναι αποδεκτή και σεβαστή.
Το συμπέρασμα
Είναι σημαντικό κάθε meeting να τελειώνει αφήνοντας τα τελευταία 10 λεπτά της συζήτησης για να αναδεικνύει το συμπέρασμα που προέκυψε. Αντίστοιχα, εάν πρόκειται για κάποιο meeting που έπρεπε να ολοκληρωθεί με κάποια απόφαση, τότε να καταλήγει σε αυτή την απόφαση. Οι ομαδικές συναντήσεις πρέπει να κλείνουν με θετική ατμόσφαιρα και παρακίνηση για δράση. Πρέπει όλοι να νοιώθουν ότι έγινε ένα βήμα προς τη βελτίωση του εργασιακού κλίματος και της εργασιακής απόδοσης.
Κλείνοντας αξίζει να σημειώσουμε ότι τα meeting στο κομμωτήριο και η απόδοση αυτών είναι εξίσου σημαντικά όπως και σε κάθε άλλη επιχείρηση. Μπορούν να λύσουν προβλήματα, να δώσουν ιδέες για πρόοδο, να εμπνεύσουν, να φέρουν κέρδη ή να μειώσουν αντίστοιχα τα κόστη και φυσικά να ενώσουν ακόμη περισσότερο την ομάδα.
Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας ή να κλείσετε μία διαγνωστική συνεδρία με την εργασιακή ψυχολόγο Jennie Kamaradou για να δείτε τις ανάγκες του κομμωτηρίου σας και πως μπορεί να βρεθεί η λύση.